Quels sont les services proposés par une agence évènementielle aux entreprises ?

Exercer dans l’évènementiel est un choix qui implique d’avoir de la rigueur et surtout de l’endurance. En effet, c’est un secteur dans lequel on a un large éventail de clients et il faut s’adapter tous les jours à leurs exigences. C’est le cas avec les entreprises qui constituent une clientèle toute particulière.

Quels types de services les entreprises demandent aux agences événementielles ? Colloques, séminaires, after work, congrès ou conventions d’entreprises, nous vous disons tout ce qu’il faut savoir sur les services que peut rendre une agence évènementielle à une entreprise.

Les évènements à caractère professionnel

Planifier et assurer toute l’organisation d’un événement, c’est l’essence même du travail d’une agence événementielle. Elle a pour mission de tout assuré du début jusqu’à la fin des manifestations. Aux entreprises, les agences événementielles sont amenées à organiser des évènements tels que :

  • les ateliers de formation;
  • les colloques;
  • les séminaires;
  • les congrès;
  • les conventions d’entreprise;
  • les incentives;
  • les roadshow;
  • des séances de team building;
  • des salons;
  • des voyages d’affaires.

Pour réussir à satisfaire cette clientèle professionnelle, une agence événementielle suit une process de travail bien définie.

Avant tout, il faut procéder à l’élaboration d’un cahier des charges. Ce dernier doit prendre en compte tous les besoins de l’événement, ses objectifs que ce soit avant, pendant et après. La création des supports marketing est également à prendre en compte. L’agence événementielle doit aussi s’occuper de la recherche de prestataires secondaires tels que le traiteur, l’animateur, le photographe, pour ne citer que ceux-là.

Le plus important c’est d’être assez clair au moment de signer le contrat de prestation en précisant si vous êtes en mesure de :

Quels sont les services proposés par une agence évènementielle aux entreprises ?

  • gérer la campagne publicitaire;
  • la réalisation du budget prévisionnel;
  • le webmarketing, etc.

N’hésitez pas à demander à votre client de déléguer certaines tâches à d’autres prestataires si vous ne pouvez pas vous en occuper. Cela sera à votre actif puisqu’il vous serait plus dommageable d’accepter une prestation qui ne relève pas de vos compétences.

Ce pour quoi les entreprises doivent faire opter pour une agence événementielle

Plusieurs raisons valables justifient le fait de confier l’organisation d’un évènement professionnel à une agence spécialisée. En effet, avec l’évolution des nouvelles technologies, de nombreux professionnels tout à fait qualifiés proposent des services hors du commun. La spécialisation devient alors une nécessité pour les entreprises qui ne souhaitent pas passer pour des amateurs lors d’évènements qu’elles organisent.

Dans un premier temps, une agence évènementielle est susceptible d’apporter aux entreprises qui la sollicite une valeur ajoutée et une prestation haut de gamme. Dans un second temps, la prestation est entièrement personnalisée, car l’agence s’adapte aux besoins et aux exigences de l’événement.

Par ailleurs, elle est en mesure de vous conseiller afin que vous puissiez prendre les meilleures décisions pour une organisation réussie. Cerise sur le gâteau, avec une agence évènementielle, les entreprises disposent toujours d’un plan B en cas d’imprévu.

Comment proposer ses services aux entreprises ?

Pour trouver des clients dans le domaine de l’événementiel, plusieurs méthodes et critères sont à prendre en considération.

Misez sur l’expérience et l’originalité

De tous les temps, la recherche de l’originalité a toujours été au cœur de l’organisation des manifestations. Pour réussir ce challenge, proposez vos services en prenant le soin de raconter à travers votre prestation, une histoire qui restera gravée sur toutes les lèvres des semaines après l’évènement.

La gamification reste donc la clé pour marquer les esprits. Faites des propositions d’activités ludiques, de petites formations et des dégustations que les participants n’oublieront pas.

N’hésitez pas non plus à mettre en avant votre expérience professionnelle pour convaincre vos prospects. Pour cela, mettez en avant des images des évènements que votre agence a organisé par le passé. La conception d’un portfolio vous aidera à mieux présenter votre parcours.

Servez-vous des réseaux sociaux

Aujourd’hui, avec les nombreuses avancées technologiques, il est facile de trouver des clients et ce, peu importe le domaine. Dans l’événementiel, vous devez cependant trouver la bonne stratégie et optimiser votre profil. Cela passe par la publication régulière d’articles, d’images et de toutes sortes d’actualités sur vos pages sociales. Néanmoins, il est vivement recommandé d’adopter le langage adapté à chaque réseau. Par exemple, Facebook admet des publications décontractées, LinkedIn par contre exige un ton beaucoup plus professionnel.

Mettez toutes les chances de votre côté en adoptant par exemple la diffusion directe. Une méthode qui apporte beaucoup plus de spontanéité à votre travail. Un aspect qui pourrait bien intéresser plus d’un prospect.

Un projet événementiel : qu’est-ce que c’est ?

Un projet événementiel est un événement qui doit absolument avoir lieu à la date prévue. En d’autres termes, aucun retard ne peut être accepté. Pour ce faire, l’agence événementielle doit avoir les bonnes informations pour réussir son travail. Il s’agit entre autres des données suivantes :

  • la cible de l’événement;
  • le lieu;
  • la date;
  • le budget;
  • les prestataires;

Dès que vous saurez tout cela, faites une liste de vos tâches en tenant compte des propriétés. N’hésitez pas à en anticiper quelques unes pour gagner du temps.

Quelques conseils pour se lancer dans l’évènementiel

La première des choses à faire lorsque vous décidez de vous lancer dans l’évènementiel c’est d’observer. Prenez le temps de vous rendre à différentes manifestations professionnelles ou non. Observez et prenez notes de tout ce qui vous intrigue. Posez-vous les questions suivantes : qu’est-ce qui est parfait? qu’est-ce qui l’est moins ? Comment peut-on mieux faire? Autrement dit, développez votre esprit critique. De plus, vous pourriez avoir un meilleur résultat si vous réalisez cet exercice en groupe avec vos futurs collaborateurs.

En somme, l’évènementiel est un secteur exigeant, mais passionnant si l’on maîtrise tous les contours. Avec les entreprises, les opportunités ne manquent pas et vous pourrez rendre beaucoup de services à condition d’optimiser votre stratégie de prospection. Par ailleurs, si vous êtes une agence événementielle, vous devez faire de la veille pour vous adapter assez rapidement aux nouvelles réalités de votre secteur. La présence sur les réseaux sociaux, la participation à d’autres évènements pour découvrir la façon de faire de vos concurrents enrichit votre créativité.

Vous savez à présent tout ce qu’il faut pour lancer votre agence en toute connaissance de cause.